Resumen. Un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) consiste en identificar aquellas operaciones o transacciones que no estén acorde con el perfil transaccional previamente elaborado del cliente y que carezca de la lógica comercial o debida justificación.

Dentro de los pilares en que se fundamenta un programa de prevención de lavado de activos se encuentra la elaboración de un Manual de Políticas y Procedimientos, normalmente conocido como “Conozca su Cliente”.

Este Manual, aprobado por la alta gerencia, detallará el proceso que se seguirá para vincular a un cliente a la entidad. Con esta información se elabora el perfil del cliente y parametrizan elementos que permitan monitorear las operaciones que se efectúen y determinar si las mismas corresponden a este.

Identificada una operación inusual, se realiza un proceso de análisis para determinar si esta posee algún tipo de justificación, de no poseerla, los sujetos obligados deberán enviar un ROS a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), detallando en qué se fundamenta el sujeto obligado para considerar dicha operación como inusual o sospechosa.

Recibido el Ros, la Unidad de Análisis Financiero inicia el “ciclo de inteligencia”, el cual conlleva varias etapas: Recolección, Evaluación, Análisis, Integración y Desimanación.

Un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) es toda transacción u operación realizada por un cliente que no esté acorde con su perfil previamente elaborado por el sujeto obligado y que no cuenta con la debida justificación o carezca de lógica comercial.
Vamos a describir cómo un ROS debidamente estructurado va a servir de base para alertar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) sobre la posibilidad de la existencia de un ilícito.

El Programa de Prevención de Lavado de Activos se fundamenta en cuatro pilares principales:

Designación de un oficial de cumplimiento

Es la persona responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo en el sujeto obligado (Ramírez 2011). La Ley 155-17, en el Art. 44, así como en las distintas normativas sectoriales dictadas por las autoridades competentes, regulan todo lo relativo a este funcionario.

Elaboración de un Manual de Políticas y Procedimientos

Este manual se realiza con un enfoque basado en riesgo, donde se harán constar las distintas medidas que se implementarán para mitigar el riesgo de lavado de activos, el cual debe ser aprobado por el más alto organismo de la entidad. Los distintos apartados que debe desarrollar este Manual se encuentran en las normas sectoriales dictadas por las superintendencias de Bancos, de Valores y de Seguros, la Dirección General de Impuestos Internos y el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo (Idecoop).

Capacitación del personal

Los sujetos obligados deben capacitar permanentemente a todo su personal en la materia; algunos reguladores han establecido el mínimo de horas que deben ser provistas anualmente.

Basado en un proceso de monitoreo, la entidad podrá determinar qué tipo de operación, sin importar su monto, no corresponde al perfil del cliente o es inusual en su histórico de comportamiento.

Procesos de auditorías independientes de todo el proceso

Se debe realizar anualmente una evaluación independiente de cómo se está cumpliendo con el Manual de Políticas y Procedimientos. De estos pilares, nos estaremos refiriendo al que tiene que ver con la elaboración del Manual de Políticas y
Procedimientos, comúnmente conocido como “Política Conozca su Cliente”.

Este manual deberá estar aprobado por la alta gerencia de la institución y la razón de ser de esto es lograr un involucramiento desde el más alto organismo y el compromiso que amerita el cumplir con el Manual para la prevención del lavado por parte de todos los involucrados en dicho organismo.

Este documento a su vez se fundamenta en cuatro elementos:

a. Identificación del cliente: el cual consiste en aquellos documentos que se le solicita a la persona física o jurídica para identificar a la persona que está entrevistando para ser vinculada como cliente a su institución.

b. Políticas de vinculación del cliente: en este apartado se desarrollarán los requisitos para que la entidad vincule a la persona física o jurídica como cliente; por ejemplo, a una persona física se le solicita su identificación personal, carta de
trabajo (si es extranjero el pasaporte), entre otros documentos, con los cuales pudiese rápidamente verificar en las distintas herramientas de depuración a las cuales se tenga acceso si las informaciones dadas coinciden; de tratarse de una persona
jurídica, las documentaciones podrían ser: Constitución de la empresa, Acta de asamblea, entre otros. La recolección de toda esta información se hace con el fin de elaborar el perfil del cliente y conocer si la o las transacciones que realizarían
se corresponden con el mismo;

c. Monitoreo de Operaciones: en base a las informaciones recolectadas, así como el historial de operatividad de la persona, la entidad debe parametrizar qué tipo de operaciones normalmente podría realizar el mismo y comparar dichas operaciones
para determinar si van acorde a su perfil.

d. La Reportería: Consiste en cumplir con lo establecido en los artículos del 53 al 55 de la Ley 155-17, Contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, sobre el Reporte de Transacciones en Efectivo (RTE) y el Reporte de Operación Sospechosa (ROS). De acuerdo con la mencionada legislación, el Reporte de Transacciones en Efectivo (RTE) consiste en enviar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), dentro de los primeros quince (15) días del mes siguiente, las transacciones realizadas en efectivo y que superen los 15 mil dólares o su equivalente en moneda nacional u otra moneda.

El Reporte de Operación Sospechosa (ROS) es basado en el proceso de monitoreo que anteriormente fue descrito, el cual servirá a la entidad para determinar qué tipo de operación, sin importar su monto, no corresponde al perfil del cliente o es inusual en su histórico de comportamiento y, luego de un análisis, establecer si el mismo está o no debidamente justificado a la luz del referido perfil, o si es común en el tipo de actividad comercial del cliente y la lógica de la operación o transacción analizada.

En caso de concluirse que la misma no presenta una justificación lógica, deberá reportarse directamente a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), dentro de los cinco días de haberse realizado Es preciso aclarar, que la ley exige el reporte de las operaciones realizadas o intentadas realizar, entendiéndose por esto último aquellas que la entidad, por su apetito de riesgo, haya rechazado o que la persona que la va a realizar desista de la misma.

La Unidad de Análisis Financiero (UAF) elaboró un formulario para el debido tramite de los Reportes de Operaciones Sospechosas, tomando en cuenta las características transaccionales, tanto del sector financiero como del sector de las actividades y profesiones no financieras designadas, así como un instructivo del llenado.

Dentro de las informaciones básicas obligatorias requeridas en dicho formulario están las generales de una persona física o jurídica, tales como: tipo de persona, nombres, razón social, nacionalidad de origen, nacionalidad adquirida, tipo de documento, número de documento de identidad, actividad económica, tipo de producto, s de cuentas, dirección completa del cliente, números de contacto (teléfono, oficina, celular), tipo de transacción (describir la operación objeto del reporte – campo obligatorio).

En los datos financieros de la operación se encuentran: identificar el tipo de moneda en que se realizó la operación, especificar el monto de la moneda original y la tasa de cambio utilizada; tipo de instrumento; explicar el origen de los fondos; identificación de la persona que físicamente realiza la operación (Intermediario); datos de cliente beneficiario de la operación realizada; en caso de que la transacción sea internacional: país de origen, país de destino, entidad corresponsal y remesador; identificar las razones que motivan el Reporte; indicar si la transacción se realizó, en caso negativo indicar el por qué no se realizó.

Existe el campo Prioridad del Reporte, que permite al Sujeto Obligado reportante seleccionar si el posible ilícito detrás de la operación reportada se trata de narcotráfico, corrupción o financiamiento del terrorismo; delitos estos que, de acuerdo a la Evaluación Nacional de Riesgo que se llevó a cabo en el país, son los delitos precedentes que mayor preponderancia tuvieron en los resultados de la referida evaluación.

Como su nombre lo indica, el campo identificado como “indicar razones que motivan el reporte”, sirve para que en el mismo se haga una descripción detallada de aquellos elementos que se están tomando como base para determinar por qué la operación debe ser reportada a la Unidad.

Igualmente, se permite anexar y detallar todas las documentaciones que avalan el reporte. (Unidad de Análisis Financiero (UAF) 2017).

En el formulario elaborado para el sector de la APNFD’s, las informaciones requeridas son las mismas, variando el requerimiento en que no se solicita información si la transacción fue internacional, por la naturaleza de dicho sector. (Unidad de Análisis Financiero (UAF) 2017).

Función básica de la UAF

Consiste en analizar los reportes de operaciones sospechosas que recibe, con la finalidad de identificar posibles blancos de investigación, determinar vínculos entre los blancos identificados y posibles infracciones de lavado de activos, esto se conoce como análisis operativo. También, la de realizar estudios que le permitan establecer patrones y tendencias relacionados con este delito, Análisis Estratégico para lo cual debe contar con informaciones fidedignas, así como con la suficiente información que le permita realizar esta tarea; lo cual se conoce como calidad de los reportes.

Para cumplir con este propósito la Unidad de Análisis Financiero hizo un levantamiento de la información enviada por los distintos sujetos obligados y emitió, en base al referido estudio, la Guía de la Calidad para los Reportes de Operaciones Sospechosas. Un elemento en que la referida guía hace hincapié es en la Justificación del ROS e insta al sujeto obligado a desarrollar las motivaciones que detectó y que justifican la elaboración del reporte; anexar cualquier documentación soporte, como podrían ser los movimientos de productos o historial transaccional de un periodo de tiempo determinado. En la referida guía, además, se hacen las siguientes recomendaciones:

No deberán usarse justificaciones, tales como:

• No cumple con las políticas de la entidad.
• Persona no completó los documentos exigidos.
• Persona posee ficha delictiva.

La ley exige el reporte de las operaciones realizadas o intentadas realizar, entendiéndose por esto último, aquellas que la entidad, por su apetito de riesgo, haya rechazado o que la persona que la va a realizar desista de la misma.

• Solicitud de productos con informaciones que no fueron confirmadas.

• El cliente se dedica a una actividad económica restringida en la institución.

• El cliente proporcionó una carta laboral adulterada.

• El cliente se salió de los parámetros establecidos en la institución.

• Violación de la política de la institución de no guardar dinero en la entidad.

• Utilizó su cuenta para manejar fondos de su madre.

• Realizó transacciones financieras en perjuicio de la institución.

“No debe entenderse lo anterior como que si un cliente realiza una operación la cual, luego de analizarla, resulta ser sospechosa y los elementos anteriores sirven para reforzar el motivo del reporte, no se utilice como parte de la justificación una de estas situaciones.” (Análisis 2017).

En el proceso de análisis de la calidad de los reportes recibidos por los distintos sectores se detectaron situaciones
que ameritan ser corregidas o saneadas por los sujetos obligados, siendo algunas de ellas:

a. Falta de identificación de la moneda en la que se realizó la transacción.

b. Ausencia de análisis y explicación detallada de la operación reportada. En ocasiones se reporta, por ejemplo, alegando que la operación no corresponde al perfil del cliente, sin que la entidad agregue los elementos que permitan verificar esta observación
y su relevancia para el reporte.

c. La no existencia de elementos que permitan el análisis de las razones que motivan el reporte. Ejemplo, se reporta una operación indicando que la persona no cumple con las políticas de la entidad, enunciación tan genérica que de masificarse,
requeriría que la UAF conozca las políticas internas de todos los sujetos obligados para poder asignar una clasificación a los ROS.

d. Inconsistencias en la presentación de informaciones, las cuales se verifican en los distintos campos del formato del reporte, dificultando la agrupación de los datos al no existir homogeneidad en el formato utilizado.

e. Errores en el uso de nomenclaturas en el llenado de los reportes.

f. Falta de datos en los documentos que se anexan como sustento del ROS. Ejemplo: en lo referente al formulario “Conozca a su Cliente”, omisión de informaciones requeridas en el formulario, en lo relativo a la ocupación y sueldo del cliente reportado.

g. Casos en los cuales en un reporte de una misma persona y sujeto obligado utiliza en diferentes campos del reporte, indistintamente minúsculas y mayúsculas, para referirse a los conceptos involucrados.

h. Casos en los cuales los sujetos obligados elaboran un reporte, no por una transacción u operación en específico, sino por la publicación de alguna información negativa del cliente en fuentes públicas, como puede ser el caso de un sometimiento judicial, verificándose como práctica que digitan el monto de la última operación realizada por el cliente, situación que se presta a confusión, por lo que se sugeriría digitar como monto 0.0.” (Análisis 2017).

La Investigación financiera conlleva una serie de pasos que se conocen en el argot del campo de la inteligencia como “El ciclo de inteligencia”, siendo estas: Planeación, recolección, evaluación, análisis, integración, informe de resultados y diseminación, pudiendo el analista utilizar la revisión en cada una de estas etapas.

La Investigación financiera conlleva una serie de pasos que se conocen en el argot del campo de la Inteligencia como “El ciclo de inteligencia”.

En cuanto a la etapa de la planeación, se debe identificar la forma en que la Unidad recibirá los insumos para su trabajo y las herramientas para la consecución de sus objetivos.

Dentro de la etapa de la recolección tenemos la recepción de los Reportes de Operaciones Sospechosas, mediante el cual el sujeto obligado le informa a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) la situación que amerita ser investigada.

Una vez recibido dicho informe se procede a su calificación, la cual consiste en determinar la calidad del ROS, si existen elementos suficientes el nivel de riesgo que conlleva la operación reportada (alto, medio o bajo), en base a los distintos factores de riesgos preestablecidos en la Unidad y la credibilidad de la fuente que tramita la información. Este proceso entra en la etapa de evaluación.

Agotada la etapa de Evaluación, el ROS pasa a manos de un analista, el cual procede a elaborar las premisas que puedan fundamentar una hipótesis de lo que esté ocurriendo y qué tipo de información necesita recopilar que le permita fundamentar la misma. Esto va a originar que, para cubrir los vacíos de información resultante, generen nuevas solicitudes de información al sistema. Al realizar esto estaría en la fase intermedia que en la gráfica hemos identificado como revisión.

Una vez recibida dicha información se determina si cumple con el requerimiento, se confirma si la información recibida valida las premisas que permitan comprobar la hipótesis previamente elaborada y de ser así se une con las demás informaciones, y estaríamos entonces en la etapa de la integración.

Luego de culminadas las etapas que anteceden, se pasa a la elaboración del informe y determinar si el mismo debe ser enviado a una de las autoridades competentes, entrando en la etapa de la diseminación del Informe de Inteligencia Financiero.

En la ciudad de México, un reporte realizado por una entidad financiera sirvió de base para la investigación en contra de Gregorio Sánchez, alcaide del municipio de Benito Juárez, en Cancún. (Lavadodinero.com 2004).

Partiendo de todo lo anterior, podemos concluir que el ROS será una pieza fundamental en la elaboración de informe de inteligencia que instrumentan las Unidades de Análisis Financiero para alertar a las autoridades competentes sobre los posibles ilícitos que se hayan detectado.